Un avviso di mancata consegna significa che la PEC non è entrata nella casella del destinatario: la comunicazione, ai fini legali, non è arrivata. Prima di riprovare bisogna capire perché. Nella maggior parte dei casi la causa è scritta nell’avviso stesso, e rientra in poche categorie: indirizzo sbagliato o non più attivo, casella piena, messaggio rifiutato, tempi massimi superati.
Cosa fare subito:
- Conserva l’avviso: dimostra che hai tentato l’invio e quando
- Leggi la causa riportata nel testo e nel codice di errore
- Se l’indirizzo è il problema, verificalo sul registro ufficiale prima di riprovare
- Se c’è una scadenza, valuta subito un canale alternativo
Come leggere l’avviso
L’avviso arriva nella tua casella PEC come un normale messaggio, firmato dal gestore. Contiene un testo descrittivo e, negli allegati tecnici, i dati dell’invio originale. Spesso compare anche un codice nel formato X.Y.Z, ereditato dalla posta elettronica tradizionale:
- la prima cifra dice se l’errore è temporaneo (4) o permanente (5)
- la seconda indica l’area: 1 per l’indirizzo, 2 per la casella, 3 per il sistema di posta
- la terza precisa il problema: 5.1.1 è un indirizzo inesistente, 5.2.2 una casella piena
Un errore che inizia per 4 si risolve spesso da solo; uno che inizia per 5 richiede che tu faccia qualcosa.
Le cause più frequenti
Indirizzo inesistente o non più attivo. È la causa principale: un refuso nel nome o nel dominio, una casella dismessa, un’impresa che ha cambiato gestore o ha chiuso. Riprovare allo stesso indirizzo non serve. Va cercato quello attuale sul registro: per imprese e professionisti INI-PEC, per gli enti pubblici l’Indice PA.
Casella piena. La casella del destinatario ha esaurito lo spazio e rifiuta i nuovi messaggi. Dal tuo lato non puoi risolverlo: puoi riprovare più tardi o avvisare il destinatario per altra via. Attenzione: la casella piena non equivale a una consegna riuscita, anche se la responsabilità è del destinatario.
Destinatario non PEC. Se l’indirizzo è una casella di posta ordinaria, il messaggio può partire ma non ottieni una ricevuta di consegna con valore legale. In alcuni casi è la casella PEC del destinatario a non accettare messaggi provenienti da posta ordinaria: il problema opposto, che riguarda chi scrive da un indirizzo non certificato.
Messaggio rifiutato. Allegati troppo pesanti o bloccati dai controlli antivirus vengono scartati. Controlla i limiti degli allegati PEC e, se serve, dividi l’invio.
Tempi massimi superati. Se dopo 24 ore non c’è conferma di consegna, il gestore invia l’avviso definitivo. Spesso la causa è un problema temporaneo dal lato del destinatario. La sequenza completa è spiegata nell’articolo sui tempi di consegna della PEC.
Quando l’errore è tuo, non del destinatario
Se non ricevi nemmeno la ricevuta di accettazione, il problema è a monte: credenziali del programma di posta, impostazioni del server di invio, indirizzo del mittente non corrispondente all’account. Prova a inviare lo stesso messaggio dalla webmail del tuo gestore: se da lì parte, il problema è nella configurazione del client.
Quando c’è una scadenza
Un avviso di mancata consegna ricevuto in tempo è una buona notizia: ti lascia margine per rimediare. Se l’indirizzo corretto non si trova, o la casella resta piena, la comunicazione va fatta con un altro mezzo — tipicamente la raccomandata — conservando l’avviso e la traccia delle verifiche fatte. Per le diffide trovi indicazioni specifiche nella guida sulla diffida via PEC.
Negli invii a molti destinatari
Se le mancate consegne sono decine, il problema non è il singolo invio ma l’elenco: indirizzi raccolti negli anni e mai aggiornati. La soluzione è verificarli prima, non dopo. Con la ricerca PEC massiva ottieni gli indirizzi aggiornati partendo da Partite IVA e Codici Fiscali; per tenere l’archivio allineato nel tempo vedi la guida su come automatizzare la ricerca PEC.
Un consiglio: dopo ogni invio a molti destinatari, separa subito le mancate consegne in base alla causa. Indirizzo inesistente e casella piena richiedono azioni opposte: cercare un nuovo indirizzo nel primo caso, riprovare o cambiare canale nel secondo.
Domande frequenti
Se ricevo un avviso di mancata consegna, la comunicazione è valida?
No. Senza ricevuta di consegna la PEC non è arrivata. L’avviso prova però che hai tentato l’invio.
Devo riprovare subito?
Solo se l’errore è temporaneo. Con un indirizzo inesistente riprovare non serve: va prima trovato quello corretto.
Il destinatario ha la casella piena: è colpa sua?
Sì, ma la consegna comunque non c’è. Per comunicazioni importanti serve un canale alternativo.