Il limite tecnico più diffuso tra i gestori PEC italiani è 100 MB per messaggio, ma la soglia pratica per garantire la ricezione tra provider diversi è più bassa, spesso intorno ai 70 MB. Alcune caselle PEO della pubblica amministrazione accettano solo fino a 35 MB.
- Limite tecnico massimo: 100 MB per messaggio
- Soglia pratica consigliata per compatibilità: circa 70 MB
- Attenzione alle regole “numero di destinatari × dimensione”, specie verso caselle PEO
Un consiglio: non avvicinarti mai al limite massimo dichiarato dal tuo gestore. Lascia sempre un margine, perché la trasformazione del messaggio in formato MIME aumenta la dimensione reale dell’allegato.
I limiti tecnici reali degli allegati PEC
Il numero che circola più spesso, 100 MB, indica la dimensione massima teorica di un messaggio PEC comprensivo di allegati. Non è però la cifra su cui costruire la propria strategia di invio: la dimensione massima garantita per un messaggio può ridursi a circa 70 MB per motivi operativi legati alla capacità di elaborazione dei server intermedi.
Un dettaglio che sfugge a molti: quando alleghi un file, il sistema lo trasforma tramite codifica MIME prima di inviarlo, e questa trasformazione aumenta la dimensione effettiva del messaggio rispetto alla somma nominale degli allegati originali. Un file da 60 MB può quindi superare la soglia critica una volta trasformato.
Il D.M. n. 44/2011 impone ai gestori PEC obblighi sui livelli di servizio, inclusa la possibilità di fissare limiti propri su dimensione e numero di destinatari. Alcune amministrazioni pubbliche usano caselle PEO con soglie di ricezione inferiori, anche di 35 MB: se devi comunicare con un ente pubblico, verifica sempre le sue istruzioni tecniche prima di inviare allegati pesanti.
Un consiglio: se invii lo stesso messaggio a più destinatari, tieni conto che alcune regole tecniche limitano il prodotto tra numero di destinatari e dimensione: un invio da 20 MB a 10 indirizzi può essere trattato diversamente da uno stesso invio a un solo destinatario.
Quali file vengono bloccati dai sistemi PEC
I gestori PEC applicano filtri di sicurezza automatici, indipendenti dalla buona fede del mittente:
- File eseguibili come .exe, .bat e .scr vengono bloccati a monte, senza eccezioni
- Documenti Office con macro attive sono spesso scartati o messi in quarantena dal sistema
- Archivi cifrati o protetti da password possono essere respinti perché il gestore non riesce a ispezionarne il contenuto
- Rinominare un file pericoloso o comprimerlo in .zip non elude il controllo: il sistema analizza il contenuto reale, non solo l’estensione dichiarata
Cosa succede se superi i limiti
Un invio che supera la dimensione consentita non genera un errore generico: il server del mittente o quello del destinatario respinge il messaggio e restituisce una notifica di mancata consegna.
Qui entra in gioco una distinzione importante. La Ricevuta di Accettazione (RdA) certifica solo che il tuo gestore ha preso in carico il messaggio. La Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC) certifica che il messaggio è effettivamente arrivato nella casella del destinatario, ed è questa seconda ricevuta a determinare il perfezionamento giuridico della notifica.
La sentenza delle Sezioni Unite della Corte di Cassazione n. 28452 del 5 novembre 2024 ha stabilito che senza la Ricevuta di Avvenuta Consegna la notifica tramite PEC non si perfeziona, anche quando il mancato recapito dipende da una causa esterna al mittente, come una casella piena o un allegato troppo pesante. Non basta dimostrare di aver inviato il documento: serve la prova dell’avvenuta consegna.
Come inviare allegati pesanti senza superare i limiti
Quando il documento supera qualunque soglia ragionevole, la soluzione non è forzare l’invio ma cambiare metodo, mantenendo comunque tracciabilità e valore probatorio:
- Caricare il file in un sistema di conservazione digitale a norma e inviare via PEC solo il link di accesso
- Usare un servizio di condivisione sicuro con autenticazione, comunicando le credenziali tramite un canale separato
- Frazionare il documento in più invii distinti, con istruzioni chiare nel testo del messaggio su ordine e numero delle parti
Per garantire che il riferimento inviato mantenga pieno valore in caso di contestazione: genera un checksum del file prima di caricarlo, conserva un log di accesso al deposito con data e ora di ogni consultazione, e indica nel corpo della PEC titolo del documento, dimensione originale e riferimento univoco del deposito.
Come evitare che la casella PEC si saturi
Una casella piena non blocca solo la ricezione dei tuoi allegati: impedisce l’arrivo di qualunque nuovo messaggio, comprese le ricevute di consegna che attestano l’esito di una notifica in uscita. Il rischio è doppio: perdi comunicazioni in entrata e non riesci a dimostrare l’avvenuta consegna di quelle in uscita.
Un fattore spesso trascurato: ogni ricevuta generata dal sistema contiene una copia dell’intero messaggio originale, allegati compresi. Se invii un documento da 40 MB a cinquanta destinatari, le ricevute di ritorno possono saturare rapidamente lo spazio disponibile.
Per prevenire il problema:
- Imposta un controllo periodico della capienza, con una soglia d’allerta intorno al 70% dello spazio occupato
- Automatizza lo scarico e la conservazione a norma dei messaggi più pesanti
- Assegna ruoli chiari tra IT e amministrazione per la verifica preventiva delle anagrafiche prima di invii massivi
Un consiglio: prima di un invio massivo, verifica lo stato degli indirizzi PEC nella tua lista con un servizio di ricerca e verifica PEC massiva — riduce il rischio di ricevute di mancata consegna che occupano ancora più spazio nella tua stessa casella.
Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce il parere di un avvocato qualificato. Consulta un professionista legale riguardo al tuo caso specifico prima di agire in base a questo contenuto.