Per ricevere le fatture elettroniche puoi indicare ai fornitori un codice destinatario oppure una PEC. La scelta dipende da tre cose: quante fatture ricevi, se hai un gestionale che le importa e se vuoi una prova immediata della ricezione. In ogni caso la fattura passa dal Sistema di Interscambio (SdI): inviarla direttamente alla PEC del cliente, saltando lo SdI, equivale a non averla emessa.
Tre domande per decidere
- Hai un gestionale o un provider di fatturazione? Se sì, usa il codice destinatario che ti ha assegnato: le fatture arrivano già caricate nel software, senza controllare una casella, e molti gestionali includono la conservazione a norma.
- Ricevi poche fatture al mese? La PEC basta e non richiede software. Tieni d’occhio lo spazio della casella: se si riempie, il SdI non riesce a consegnare.
- Ti serve la prova di ricezione? La PEC la dà con le sue ricevute; per il codice destinatario ti affidi alle notifiche del SdI e al gestionale.
Non sono alternative in conflitto: nel file XML della fattura il fornitore indica uno dei due canali, e il SdI recapita lì. Se il cliente non ne comunica nessuno, si usa il valore convenzionale 0000000 e la fattura resta consultabile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.
Cos’è il codice destinatario e chi lo rilascia
È un codice di sette caratteri che identifica il canale telematico su cui il SdI deve consegnare. Non te lo scegli: lo rilascia il gestionale, il provider o l’intermediario che gestisce la ricezione per te. Per questo un solo carattere sbagliato basta a far scartare la fattura. Prima di impostare automatismi, controlla che il codice che comunichi coincida esattamente con quello del tuo gestionale.
Come i fornitori inviano al SdI
- il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, gratuito;
- l’app FatturAE, pensata per chi emette pochi documenti;
- la PEC, con invio all’indirizzo del SdI;
- i canali SFTP o Web Service, per grandi volumi;
- un intermediario abilitato, come un commercialista o un software certificato.
Scarto e mancata consegna: due cose diverse
Sono le due notifiche che creano più confusione. Lo scarto avviene prima: il SdI rifiuta il file per un problema nei controlli formali, come un XML malformato, campi obbligatori mancanti o dati anagrafici incoerenti. La mancata consegna avviene dopo: il file ha superato i controlli ma non è arrivato al canale indicato, perché la PEC del destinatario è piena o non attiva, oppure il codice destinatario non è attivo.
Il rimedio più efficace è a monte: il destinatario può registrare il proprio indirizzo telematico preferito sul portale Fatture e Corrispettivi, e questa registrazione prevale su quanto inserisce il fornitore in fattura. È il passaggio che quasi tutte le aziende saltano e che risolve la maggior parte dei problemi di recapito.
Come trovare il codice o la PEC di un cliente
- per un ente pubblico, l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni;
- per un’azienda o un professionista, il Registro Imprese o una visura camerale;
- direttamente dal cliente, se ti serve il codice destinatario del suo gestionale;
- per elenchi ampi, un servizio di ricerca PEC massiva da partite IVA o codici fiscali.
Prima dell’automazione: aggiorna le anagrafiche con codici o PEC verificati, non copiati dall’ultima fattura, e fai un invio di prova controllando le prime notifiche del SdI.
Per approfondire: chi è obbligato ad avere la PEC.