Per la maggior parte di professionisti e aziende conviene usare il codice destinatario per ricevere le fatture elettroniche: si integra meglio con i gestionali e riduce gli errori di consegna. La PEC resta un’alternativa valida per chi emette poche fatture o non ha ancora un sistema automatizzato. In entrambi i casi il passaggio dal Sistema di Interscambio (SdI) è obbligatorio: nessuna fattura arriva a destinazione senza passare da lì.
Chi non riceve alcun codice o PEC dal cliente può comunque emettere fattura usando il valore convenzionale 0000000, che rende il documento consultabile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio è il nodo attraverso cui transita ogni fattura elettronica in Italia: nessun documento raggiunge il cliente senza passare da lì, indipendentemente dal canale scelto per l’invio. Funziona come un postino istituzionale che controlla, instrada e certifica ogni consegna prima che il file XML arrivi a destinazione.
I canali accettati dal SdI sono diversi:
- Il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, gratuito e accessibile a chiunque
- L’app FatturAE, pensata per chi emette pochi documenti
- La PEC, inviando il primo messaggio a sdi01@pec.fatturapa.it
- I canali telematici SFTP o Web Service, per soggetti con grandi volumi
- Gli intermediari abilitati, come commercialisti o software certificati
Chi invia la fattura direttamente alla PEC del cliente, saltando lo SdI, non ha adempiuto correttamente: la fattura si considera non emessa, con tutte le conseguenze fiscali che comporta. È un errore più comune di quanto si pensi, tra chi confonde la PEC come mezzo di trasmissione della fattura con la PEC come canale di recapito dal SdI — sono due cose diverse.
Codice destinatario e PEC: cosa sono davvero
Il codice destinatario (o codice SDI) è un codice alfanumerico di sette caratteri che identifica il canale telematico su cui il SdI deve consegnare la fattura. Lo rilascia il gestionale, il provider di fatturazione o l’intermediario che gestisce la ricezione: non è un dato che ci si autoassegna, ma un identificativo tecnico legato al sistema scelto.
La PEC, in questo contesto, non è il canale di trasmissione della fattura ma un campo alternativo indicato nel file XML per far arrivare la notifica di ricezione: funziona come una raccomandata elettronica che segnala dove recapitare l’informazione, non come veicolo diretto del documento fiscale.
Tre casi pratici:
- Se il cliente ha un gestionale con codice destinatario attivo, si usa quello
- Se comunica solo la PEC, si inserisce quella nel campo dedicato della fattura
- Se non si dispone di nessuno dei due dati, si usa il valore 0000000
Quando conviene l’uno o l’altra
La scelta non è una questione di principio, ma di volumi e livello di automazione. Chi emette poche fatture al mese può gestire tutto via PEC senza problemi; chi ne emette centinaia ha bisogno di un flusso che non richieda intervento manuale.
Il codice destinatario offre tre vantaggi concreti:
- Integrazione diretta col gestionale: le fatture arrivano già caricate nel software contabile
- Ricezione automatica: non serve controllare una casella di posta
- Conservazione a norma integrata: molti gestionali abbinano automaticamente l’archiviazione digitale richiesta dalla legge
La PEC resta preferibile con bassi volumi, mancanza di un gestionale strutturato, o necessità di un valore probatorio immediato. I limiti esistono su entrambi i fronti: la PEC può riempirsi di spazio e bloccare la ricezione di nuovi messaggi, mentre un errore di digitazione nel codice destinatario basta a causare uno scarto.
Un consiglio: prima di impostare qualsiasi automazione, verifica che il codice destinatario comunicato dal cliente corrisponda esattamente a quello registrato nel suo gestionale — un solo carattere sbagliato manda la fattura in scarto.
Come trovare il codice o la PEC del cliente
- Consulta l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni se il destinatario è un ente pubblico
- Verifica il Registro Imprese o una visura camerale per la PEC ufficiale di un’azienda o professionista
- Usa un servizio di ricerca PEC massiva quando devi gestire elenchi ampi di partite IVA o codici fiscali
- Chiedi direttamente al cliente il codice destinatario associato al proprio gestionale
- Registra il proprio indirizzo telematico preferenziale sul portale Fatture e Corrispettivi: questa pre-registrazione prevale su qualsiasi indicazione inserita dal fornitore in fattura
Il quinto passaggio è quello che la maggior parte delle aziende salta, e che invece risolve alla radice buona parte dei problemi di mancata consegna.
Errori comuni e notifiche del SdI
Due notifiche generano più confusione di tutte le altre: mancata consegna e scarto. La mancata consegna significa che il file ha superato i controlli del SdI ma non è arrivato al canale indicato — succede quando la PEC del destinatario è piena, o il codice destinatario non è attivo. Lo scarto avviene prima: il SdI rifiuta il file per un problema nei controlli formali, come un XML malformato o dati anagrafici incoerenti.
Cause frequenti da controllare:
- Casella PEC del destinatario piena o non attiva
- Codice destinatario errato, scaduto o mai registrato dal cliente
- File XML con campi obbligatori mancanti o formattati male
- Mancata pre-registrazione dell’indirizzo telematico
Checklist per evitare problemi di recapito
- Pre-registra l’indirizzo telematico sul portale Fatture e Corrispettivi
- Aggiorna le anagrafiche clienti con codice destinatario o PEC verificati, non copiati dall’ultima fattura ricevuta
- Configura il gestionale per l’importazione automatica e la conservazione a norma
- Esegui un invio di prova e controlla le prime ricevute del SdI prima di affidare tutto all’automazione